Zaměstnanci: Porovnání verzí

Z Nápověda
Přejít na: navigace, hledání
(Skupiny zaměstnanců)
 
Řádka 22: Řádka 22:
 
   '''Vložit RFID'''
 
   '''Vložit RFID'''
 
   Zjištění RFID čísla: RFID číslo zjistíte za použití terminálu. Nejprve vstoupíte do servisního menu terminálu a poté přiložíte kartu, čip nebo nálepku.   
 
   Zjištění RFID čísla: RFID číslo zjistíte za použití terminálu. Nejprve vstoupíte do servisního menu terminálu a poté přiložíte kartu, čip nebo nálepku.   
   Pro vstup do servisního menu stiskněte symbol ozubených kol na terminálu. Zadejte heslo pro vstup (výchozí heslo je 000000). V tuto chvíli stačí přiložit čip, klíčenku, nálepku k terminálu a číslo se zobrazí na displeji terminálu. Toto číslo zapíšete k zaměstnanci, jemuž je zjišťovaný čip přiřazen.
+
   Pro vstup do servisního menu stiskněte symbol ozubených kol na terminálu. Zadejte heslo pro vstup (výchozí heslo je 000000). V tuto chvíli stačí přiložit čip, klíčenku, nálepku k terminálu a číslo se zobrazí na displeji terminálu. Toto číslo zapíšete k zaměstnanci, jemuž je zjišťovaný čip  přiřazen.
 
   * Osobní číslo
 
   * Osobní číslo
 
   * Datum narození
 
   * Datum narození

Aktuální verze z 22. 12. 2020, 05:28

Zaměstnanci

Záložka zaměstnanci zobrazí seznam všech evidovaných zaměstnanců s vybranými údaji. Údaje, které mají být zobrazeny ve sloupcích, můžete vybrat a nastavit pod tlačítkem sloupce. Nejprve je ale zapotřebí zadat zaměstnance do systému a vyplnit požadované informace.


Stlpce.png


Zadávání nového zaměstnance

Kliknout na „Přidat zaměstnance“ 


Pridat zamestnanca.png


  • Vyplňte jméno a příjmení
  • Email zaměstnance
  • Pracovní režim - Volná pracovní doba / Týdenní pracovní schéma / Práce na směny
  • Příslušející nastavení pracovního režimu
  • Číslo RFID čipu, který bude zaměstnanec používat (klíčenka, karta, nálepka), aby byl systém tohoto zaměstnance schopen identifikovat. RFID je možné nastavit dodatečně podle popisu níže:
 Vložit RFID
 Zjištění RFID čísla: RFID číslo zjistíte za použití terminálu. Nejprve vstoupíte do servisního menu terminálu a poté přiložíte kartu, čip nebo nálepku.  
 Pro vstup do servisního menu stiskněte symbol ozubených kol na terminálu. Zadejte heslo pro vstup (výchozí heslo je 000000). V tuto chvíli stačí přiložit čip, klíčenku, nálepku k terminálu a číslo se zobrazí na displeji terminálu. Toto číslo zapíšete k zaměstnanci, jemuž je zjišťovaný čip  přiřazen.
 * Osobní číslo
 * Datum narození
 * Kdy začal pracovní poměr
 * Kalendář státních svátků
Kliknout na „Uložit“ 

V tuto chvíli máte založeného zaměstnance.

Zkopírování zaměstnance

Zde můžete vytvořit nového zaměstnance zkopírováním již stávajícího zaměstnance. Tato možnost zkopíruje základní údaje a smlouvy. Klikněte na zaměstnance, kterého chcete zkopírovat, zvolte záložku "Osobní údaje", zvolte "Kopírovat zaměstnance".


Kopirovat zamestnanca.png


Nyní vyplňte potřebné údaje. Dále klikněte na tlačítko "Uložit".


Kopirovanie oprava.png


Osobní údaje

V osobních údajích zaměstnance jsou k dispozici pole, jež jste si vybrali dříve jako požadovaná Pole sledovaná u zaměstnanců. Zde si můžete vyplnit veškeré informace, které budete chtít u zaměstnance evidovat.


Osob.udaje.png


Po vyplnění je důležité před jakýmkoliv přepnutím

Kliknout na „Uložit“

GDPR - Ochrana osobních údajů

Od aktualizace na verzi v1.8.0 z 27. 4. 2018 jsou v docházkovém systému plně implementovány nástroje potřebné pro ochranu osobních údajů - GDPR.

GDPR (General Data Protection Regulation) je obecné nařízení na ochranu osobních údajů, které začíná platit v rámci EU jednotně od 25. 5. 2018

Je ošetřeno Nařízením EP a Rady EU č. 2016/679 a v ČR nahrazuje současnou právní úpravu ochrany osobních údajů v podobě směrnice 95/46/ES a související zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů.

Nařízení jednoznačně definuje pojmy :

  • Správce osobních údajů - fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů
  • Zpracovatel osobních údajů - fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce

Správcem osobních údajů se vždy rozumí uživatel docházkového systému, zpracovatelem může být např. externí účetní firma

Jakožto správce si vždy v rámci organizační struktury firmy určujete seznam oprávněných osob správce osobních údajů. Pokud chcete toto oprávnění přidělit sobě či jinému firemnímu správci, kontaktujte, prosím, Vašeho dodavatele systému iTA.


Nakládání s osobními údaji

V docházkovém systému považujeme údaje o každém zaměstnanci za jeho soukromé. Obzvláště je to jeho jméno, osobní čísla, datum narození a další podobné údaje. Vedle těchto údajů můžeme za soukromé považovat i údaje o docházce zaměstnance.

Obecně lze říci, že musíme splňovat následující požadavky:


  • Chránit data, která ukládáme, od přístupu třetích osob

- všechny osobní údaje zaměstnanců včetně jejich záloh, jsou umístěny v nejvyšším možném standardu zabezpečení na serverech Microsoft Azure v Německu, v zemi, kde platí celosvětově nejpřísnější zákony na ochranu osobních údajů.

- databáze je chráněna pomocí velmi silného hesla a mohou do ní přistupovat pouze specificky povolené adresy IP.

- přenos osobních údajů mezi cloudovým serverem a uživatelem probíhá výhradně šifrovaným připojením prostřednictvím protokolu https:// s ověřením důvěryhodnosti webu certifikátem


  • Spravovat přístup k osobním údajům pro uživatele systému

- náš software umožňuje spravovat přístupová oprávnění, takže uživatelé systému mohou přistupovat pouze k datům, jejichž zobrazení mají povoleno. Tzn. zaměstnanec nemůže vidět žádné osobní údaje jiného zaměstnance. Tato možnost je splněna použitím systémových rolí (administrátor, správce skupiny, zaměstnanec ...), kde každá role poskytuje jinou úroveň oprávnění a přístupu k osobním údajům.

- v roli distributora můžeme zažádat o přístup do systému za pomoci vzdálené správy. Abychom toto oprávnění získali, požádáme zákazníka o přístup pomocí odkazu, který se vygeneruje po základě kliknutí na tlačítko "Povolit vzdálenou správu" a následně vyberete administrátora, kterému chcete e-mail s odkazem pro vzdálený přístup odeslat. E-mail je zaslán vybranému administrátorovi a obsahuje informace o důsledcích této akce, tedy i o přístupu k osobním údajům zaměstnanců*. Administrátor přístup přijme kliknutím na odkaz v e-mailu, a tím má udělená práva na předem stanovou dobu 1 hodiny.

∗ Všechny tyto události jsou zaznamenány do protokolu o odhalení soukromých údajů (kdo požádal o přístup, kdo přístup přijal atd.).


Povolit vzdalena sprava.png


  • Zajistit záznamy o přístupu k osobním údajům každého zaměstnance na žádost daného zaměstnance

- každý zaměstnanec má právo a možnost vyžádat si protokol, ve kterém zjistí kdy a kým byly zobrazeny jeho osobní údaje, stejně tak jako seznam evidovaných údajů


Seznam udaju.png


Zaznamy zobrazeni.png


- shromažďujeme údaje o každém přístupu k osobním údajům zaměstnance

- ke těmto možnostem má přístup pouze oprávněná osoba správce osobních údajů určená přímo správcem osobních údajů, viz. úvod kapitoly o GDPR


GDPR ziadost o udaje.png GDPR ziadost hlasenie.png


  • Zachovat konzistenci databáze v případě jejího obnovení ze zálohy

- jak již bylo zmíněno, zálohování probíhá na speciálních serverech uložených v Německu

- v případě potřeby obnovení z těchto záloh, může dojít k tomu, že některý zaměstnanec byl již mezitím anonymizován/smazán. Tudíž v momentě obnovy již data nesmí obsahovat smazané osobní údaje zaměstnance. Abychom splnili tyto požadavky, dochází v případě obnovy k porovnání všech dat s aktuální databází a vyhodnocení, jaká data obnovit zpět.

Obrazovka přítomnosti zaměstnanců:

- ve výchozím nastavení není možné získat přístup na obrazovku s přítomností zaměstnanců. Lze pouze vygenerovat odkaz na tuto obrazovku. Před potvrzením tohoto kroku proběhne upozornění, že údaje zobrazované pomocí odkazu budou obsahovat osobní údaje - jména zaměstnanců a jejich docházku. Uživatel generující odkaz, je upozorněn, že zobrazení přítomnosti zaměstnanců pomocí generovaného odkazu bude zaznamenáno pro účely GDPR - s údaji uživatele, který odkaz generuje.


Zak.info.png


Generovat odkaz2.png

Ukončení zaměstnaneckého poměru

Při ukončení zaměstnaneckého poměru je nutné zapsat datum ukončení do smlouvy zaměstnance. Tento údaj zadáte do osobních údajů zaměstnance, položka "Zaměstnanecký poměr skončil". Pokud údaj s ukončením nezadáte, bude ukončení automaticky nastavené ke dni, kdy provedete akci skrze tlačítko „X Ukončit zaměstnanecký poměr zaměstnance“.


Osob.udaje oprava.png Ukoncenie.png


Jakmile dojde k ukončení zaměstnaneckého poměru některého ze zaměstnanců, je nutné rozhodnout o tom, jak bude dále naloženo s jeho osobními údaji. Upozorňuje nás nato také box přímo v dashboardu.


Ukonceny zam.pomer.png


Abychom si mohli následně zobrazit i zaměstnance s ukončeným zaměstnaneckým poměrem, je zapotřebí v kartě zaměstnanců zatrhnout příslušný Checkbox


Ukon.zam.pomer.png


Nyní máme na výběr ze tří možností, jak naložit s osobními údaji zaměstnance :

  • Ponechat osobní údaje - zaměstnanec nebude smazán/anonymizován, ale označí se, že umožňuje ponechat jeho osobní údaje ve společnosti. Následně se jméno zaměstnance v systému zobrazuje přeškrtnuté.
  • Anonymizovat zaměstnance - po potvrzení zaměstnanec zůstává v systému, ale jeho data jsou nevratně anonymizována. Místo jména se zobrazuje přeškrtnutí s hvězdičkami.
  • Smazat zaměstnance - zaměstnanec je nevratně a kompletně smazán ze systému


Zmazani osob.udaju.png


  • Zaměstnanec souhlasí se zachováním osobních údajů

Zaměstnanec se může rozhodnout, že je v pořádku, aby společnost uchovala jeho osobní údaje. Vzhledem k tomu, že je odpovědností správce provést tuto dohodu se zaměstnancem, úkolem iTA je pouze uchování informací, se kterými zaměstnanec souhlasil. Proto když klepnete na tlačítko "Ponechat osobní údaje" , systém upozorní uživatele a zaznamená kdo tuto změnu provedl.


Ponechat udaje2.png


Ponechane udaje.png


  • Anonymizace dat zaměstnance

Anonymizace se provádí z důvodu, aby nebylo možné spojit konkrétní data se zaměstnancem a tím ho identifikovat. Je to operace, která smaže pouze data, umožňující identifikaci zaměstnance tzn. že budou skryty osobní údaje, jako je jméno a další identifikační údaje (osobní číslo, datum narození, počátek zaměstnání ...). Všechna ostatní data, zejména záznamy o docházce a stavech účtů zůstávají, tudíž i celková historie pro potřeby reportů zůstává zachována, pouze není zaměstnanec identifikovatelný.


Anonymizovanie.png


Po provedení této akce se opět zaeviduje kdo a kdy tuto změnu provedl. Osobní údaje zaměstnance jsou již anonymní a namísto nich všude uvidíme pouze " *** *** "


Anonym.png


Hviezdy.png


  • Smazání dat zaměstnance

Tato operace odstraní z databáze veškerá data zaměstnance, což znamená, že každý řádek, který patřil danému zaměstnanci, bude smazán, aniž by bylo možné jej obnovit. Tato operace může ovlivnit celkové údaje společnosti např. součet stavů účtů, protože se ztratí data o smazaném zaměstnanci z historie. Pokud upřednostňujete zachování historie stavů, bude preferovanou možností anonymizace dat zaměstnance.


Zmazanie.png

Pracovní smlouvy

Ve smlouvách jsou uvedeny informace, které mohou mít vliv na některá nastavená pracovní pravidla – např. úvazek.


  • Popis - Popis pracovní smlouvy
  • Platnost od - Vyplňte datum začátku platnosti smlouvy
  • Platnost do - Vyplňte datum konce platnosti smlouvy. Necháte-li nevyplněno, platí neustále
  • Osobní číslo - Osobní číslo přiřazené zaměstnanci ve firemním zařazení
  • Státní svátky - Kalendář dle kterého se řídí pracovní doba. Je možno jej změnit na kalendář státních svátků předdefinovaných cizích zemí, či si vytvořit vlastní.
  • Částečný úvazek % - Pro plný úvazek uveďte 100%, nebo nechte nevyplněno
  • Pracovní režim a jeho příslušející nastavení pracovního úvazku
  • Pravidlo výpočtu nároku na dovolenou - Vyberete z nastavených pravidel nároku na dovolenou
  • Seznam pravidel převodů zůstatků účtů - Seznam aktivních pravidel
  • Společnost, Oddělení, Nákladové centrum - Slouží pro nastavení hodnoty z číselníku, viz. kapitola Číselníky. Je také možné přímo zadat novou hodnotu číselníku.


 Příklad: 
 Ps2.png


 Po vyplnění je důležité před jakýmkoliv přepnutím kliknout na "Uložit"

Seznam smluv

Nejprve musíte zaměstnanci nastavit smlouvu platnou od určitého data. To provedete stisknutím tlačítka "Přidat smlouvu" .

V případě, že chcete přidat navazující smlouvu, klikněte na tlačítko "Přidat navazující smlouvu" , která bude automaticky pokračovat od data ukončení aktivní smlouvy.


Zmluvy.png


V případě že zaměstnanec má pracovní poměr na dobu neurčitou, kolonku "Platnost do" necháte prázdnou.

V tomto případě končí zaměstnanci aktivní smlouva 31.01.2021, po kliknutí na "Přidat navazující smlouvu" se bude aktivně počítat od 01.02.2021.


Plny uvazek.png


Přístupová práva

Nejdříve musíte zadat email vašeho zaměstnance a potvrdit jej. Na tuto emailovou adresu přijdou údaje o účtu a heslu. S nimi se již může Váš zaměstnanec přihlásit do docházkového systému iTA.

Nyní můžete editovat přístupová práva Vašeho zaměstnance. Dále zde vyberete, do jakého účtu smí zapisovat bez a se schvalováním absence (viz. kapitola Schvalování) a také zda může prohlížet záznamy ostatních zaměstnanců.


Prístupy.png


Vrácení čipu (klíčenky, karty) a jeho následné použití

Po vrácení čipu zaměstnancem jež ukončil pracovní poměr, lze tento použít pro jiného zaměstnance. U zaměstnance vymažeme informaci o přiděleném číslu RFID. Tento údaj upravíte v záložce "Osobní údaje" , položka RFID. V tuto chvíli je číslo volné a je možné jej přidělit jinému uživateli.

Hromadné úpravy

Kliknutím na tlačítko "Hromadné úpravy" se dostanete do menu, které se Vám postupně otevírá.


Hromadne2.png


V první fázi si vyberete zaměstnance, které chcete hromadně editovat. Můžete vybírat po skupinách nebo po jednotlivcích. Označení zaměstnanci se vám přidávají do pravého sloupce. Po vybrání určených zaměstnanců klikněte na tlačítko "Pokračovat" .


Vyber pokracovat2.png


Ve druhé fázi "Pole" si vyberete, které pole chcete editovat. Po vybrání polí kliknete na tlačítko "Pokračovat"


Hromadne pole2.png


Ve třetí fázi "Úpravy" zadáte samotné úpravy. Můžete použít hromadnou změnu všech polí nebo použít úpravy pro jednotlivé zaměstnance. Pokud chcete použít stejná data pro hromadnou změnu, můžete použít tlačítko pro automatické doplnění z řádku "Hromadná změna" .


Hromadne upravovanie.png


Ve čtvrté fázi "Dokončení" si můžete prohlédnout veškeré změny, které jste provedli. Tlačítkem "Dokončení" uložíte hromadné změny.


Hromadne dokoncenie.png


Po kliknutí na tlačítko "Dokončení" se Vám zobrazí nabídka, jestli chcete pokračovat v hromadných úpravách nebo uzavřít hromadné úpravy.


Hromadne finish.png


Skupiny zaměstnanců

Záložka skupiny zaměstnanců umožňuje rozdělovat zaměstnance do skupin pro snadnější přehled. Jeden zaměstnanec může být ve více skupinách.

Postup vytvoření skupiny:

 Kliknout na "Skupiny zaměstnanců"


Skupina.png


Vytvorit novu.png


Vyplníte:

  • Název skupiny - povinný údaj
  • Popis skupiny - nepovinný údaj
  • Zaměstnanci ve skupině - seznam zaměstnanců kteří budou zařazeni do skupiny
  • Vyloučení ze skupiny - seznam zaměstnanců kteří budou vyloučení ze skupiny v případe že do skupiny vložíte celé oddělení.

Pokud jsou zaměstnanci přidáni do skupiny, ikona s jejich jménem se zbarví zeleně, pokud budou vyloučeni nebo nejsou vybráni, zůstává hnědá. Pro zobrazení seznamu všech zaměstnanců je zapotřebí zatrhnout příslušný Checkbox "Zobrazit všechny zaměstnance".


Vytvorenie 2.png


Kliknout na "Uložit"

Přehled jednotlivých skupin:


Vytvorena.png



Další stránka

Předchozí stránka

Zpět na hlavní stránku